Москва, ул. Пермская, д.11
схема проезда →
Сегодня работаем с 9:00 до 18:00
график работы →
495649-35-36
Перезвоните мне!
Главная Статьи Хранение бухгалтерской документации: порядок и сроки

Хранение бухгалтерской документации: порядок и сроки

Почти 80% документооборота компании приходится на бухгалтерскую документацию. Хранение и своевременное ее уничтожение являются актуальным вопросом для многих бухгалтеров. Довольно часто особое внимание направляется на законодательные требования в области сроков и порядка хранения документации бухгалтера. Именно об этом мы детально и поговорим.

Зачем хранить бухгалтерские документы и порядок их хранения?

Существует ряд документов, которые регламентируют порядок хранения документации бухгалтеров. Решение Росархива, принятое 06.02.2002 г. одобрило основные правила по работе с архивами организаций. Основным документом при этом считается Федеральный закон «Об архивном деле в РФ», принятый 22.10.2004 г. под номером 125.

Сегодня также действует Положение о документообороте и документах в бухучете, которое утвердило Министерство Финансов СССР 29.07.1983 года №105. Перечень управленческих типовых архивных документов, которые появились в результате функционирования органов местного управления, государственных органов и организаций, в них указываются сроки хранения, которые утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации 25.08.2010 года №558.

Документы, которые появляются в результате деятельности закрытых и открытых акционерных обществ, и обязанности по их хранению регламентируются Положением о сроках и порядке хранения документов АО, которое было утверждено постановлением Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг 16.07.2003 года №03-33/пс. ООО должны руководствоваться Федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», который издан 08.02.1998 года №14.

Федеральный закон, изданный 21.11.1996 года №129, определяет порядок хранения документации. В 17 статье этого закона указывается, что фирмы обязаны хранить бухгалтерские документы (регистры бухучета, первичные документы, а также бухгалтерскую отчетность) в течение тех сроков, которые установлены в согласии с правилами организации архивного дела, минимальный срок их хранения составляет 5 лет.

О похожем требовании можно прочитать в 98 пункте Положения по ведению бухучета и бухотчетности в РФ, которое утверждено Приказом Министерством финансов РФ 29.07.1998 года под №34.

НК РФ обязал налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечить сохранность сведений налогового и бухгалтерского учета, а также иных документов, которые необходимы для начисления и уплаты налогов. Это требование верно и для документов, которые подтверждают получение доходов, уплату налогов и несение расходов. Индивидуальные предприниматели, которые используются УСН, должны следовать этой норме, если законодательство не предусматривает других сроков.

Мы рекомендуем особенно уделить внимание Перечню типовых архивных документов, которые появляются вследствие деятельности госорганов, а также организаций и органов самоуправления на местах, при этом должны указываться сроки хранения, утвержденные Приказом Министерства культуры, изданным 25.08.2010 года №558 (далее – Перечень).

В этом Перечне находятся типовые архивные управленческие документы, которые появились в результате деятельности госорганов, организаций и органов самоуправления на местах при выполнении однотипных управленческих функций для любой формы собственности, при этом должны быть указаны сроки хранения. В Перечне содержатся документы, сгруппированные по разделам и составляемые во время оформления фактов хоздеятельности. Перечень содержит такие разделы, как №4 «Учет и отчетность», в нем есть 1 пункт «Бухучет и отчетность» и 2 пункт «Статистический учет и отчетность».

5 статья Федерального закона, подписанного 22.10.2004 №125 «Об архивном деле в РФ», относит к архивным документам всю документацию, независимо от вида ее носителя. Поэтому хранить следует документы на бумажных и электронных носителях.

С 1.01.2013 года будет действовать Федеральный закон, принятый 06.12.2011 года №402 «О бухгалтерском учете», 29 статья которого регламентирует, что регистры бухучета, первичные документы учета, а также бухгалтерская отчетность должны храниться экономическим субъектом на протяжении сроков, которые устанавливают Правила организации архивного дела, однако этот срок не должен быть меньше 5 лет, которые должны пройти после завершения отчетного года. Бухгалтерское обслуживание, услуги по которому мы оказываем, уже сегодня учитывает эти требования.

Стандарты экономического субъекта, документация учетной политики и иные документы, которые связаны с ведением и организацией бухучета, в числе которых средства, которые позволяют воспроизвести электронные документы и проверить подлинность электронной подписи, должны храниться субъектом экономической деятельности как минимум пять лет после завершения отчетного года.

Ответственность, предусмотренная за ненадлежащее хранение бухгалтерской документации

Ответственность за организацию и хранение документов организации, в том числе и за первичные документы, в первую очередь несет руководитель. В то же время ответственность за сохранение регистров бухучета, первичных документов учета и бухгалтерской отчетности также возложена на главного бухгалтера фирмы.

В результате неправомерных действий лиц или стихийных бедствий документация может быть утеряна. В тех случаях, когда документы пропадают из-за чьих-то неправомерных действий, в качестве примера можно рассмотреть хищение, тогда правоохранительные органы должны подтвердить этот факт. Утеря документов при стихийных бедствиях подобным образом оформляется уполномоченными на это органами. Справка, выданная органами пожарного надзора, подтверждает потерю документов в результате пожара.

При утрате первичных документов руководителю организации следует своим приказом назначить комиссию, которая бы расследовала причины потери (это действие предусматривает пункт 6.8 Положения о документах и документообороте).

120 статья НК РФ рассматривает отсутствие документов первичного характера, которые обосновывают совершение определенной хозяйственной операции, считается грубым нарушением регламента учета расходов и доходов. Под ними понимается систематическое (несколько раз за календарный год) неправильное или несвоевременное отражение в счетах бухучета и в хозяйственной отчетности денежных средств, нематериальных активов, материальных средств и финансовых средств налогоплательщика. Сюда можно отнести отсутствие счетов-фактур, а также документов первичного характера либо регистров бухучета.

Нарушители сроков и порядка хранения бухгалтерской документации рискую понести административную ответственность – должностным лицам предусмотрен штраф в диапазоне 2-3 тысячи рублей в согласии с 15.11 статьей Кодекса РФ об административных нарушениях. Само отсутствие документов первичного характера, регистров бухучета и счетов-фактур уже является нарушением налогового законодательства. И 120 статья Налогового кодекса предусматривает за нее ответственность, причем достаточно серьезную. Уровень штрафов начинается от 5000 рублей. Заказав у нас бухгалтерское сопровождение, вы сможете значительно сократить ненужные расходы. За сохранность документов отвечает главный бухгалтер, именно ему принадлежит право решать, кому из работников структурных подразделений организации выдавать подобные документы.

Если говорить об ответственности за несоблюдение правил хранения бухгалтерской документации, то она может быть налоговой и административной. Как уже отмечалось, за отсутствие регистров бухучета и первичных документов, которые являются грубым нарушением норм расходов, доходов и объектов налогообложения, 120 статьей НК установлен штраф в размере 5-15 тысячи рублей. Но в этом случае может быть назначен и административный штраф, например, за нарушение требований по хранению документов, который в согласии со статьей 13.20 КоАП составляет 300-500 рублей. А вот за грубое нарушение норм бухгалтерского учета, отсутствие документов при котором искажает бухгалтерскую отчетность, 15.11 статья КоАП предусматривает штрафные санкции в размере 2-3 тысяч рублей.

Незаконным считается уничтожение документов, при котором были не соблюдены сроки их хранения, за него предусматривается административная ответственность. 13.20 статья КоАП предусматривает за нарушение правил комплектования, хранения, использования или учета документов административные санкции в виде штрафа или предупреждения.

Особенности уничтожения документов с учетом сроков их хранения

Пункт 1.1 Примерного положения про постоянную экспертную комиссию организации, предприятия, учреждения был утвержден 19.01.1995 года Приказом №2 Росархива для проведения экспертизы ценности документации. Он распространяется на документацию, которая создается в процессе осуществления организацией своей деятельности, а также их подготовке и отбора к передаче в архивы на государственное хранение. Для этого создается экспертная комиссия, которая действует постоянно.

В состав этой комиссии входят самые квалифицированные специалисты всех структурных подразделений организации, которые в состоянии оценить ценность различных видов документации. Руководитель организации утверждает состав экспертной комиссии. Именно она занимается отбором документов на их временное или постоянное хранение, она решает какие документы, если их сроки хранения истекли, следует уничтожить и когда.

Этой экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документации на этапе ее подготовки к архивному хранению, она ответственна за отбор документов организации для дальнейшего их хранения и уничтожения. Поэтому ликвидационной комиссии следует создать экспертную комиссию, которая бы провела экспертизу каждого имеющегося в организации документа.

Результаты экспертизы документации ликвидационной комиссии позволят начать процедуру удаления тех документов, у которых истек срок хранения. Национальный стандарт РФ «Система стандартов по издательскому и библиотечному делу и информации. Общие требования по управлению документами. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», который утвержден Приказом Ростехрегулирования, изданным 12.03.2007 года №28 в пункте 9.9 описывает правила физического уничтожения документации.

Федеральный закон, принятый 22.10.2004 года №125 «Об архивном деле РФ» регламентирует, что при ликвидации негосударственных фирм, образовавшиеся в результате их деятельности архивные документы, вошедшие в Архивный фонд РФ, а также документация по личному составу с документами с истекшим сроком хранения, следует передать ликвидационной комиссии на хранение в соответствующий муниципальный или государственный архив. При этом между ликвидационной комиссией и муниципальным или государственным архивом подписывается соглашение. Комиссия должна организовать и упорядочить архивные документы организации, подлежащей ликвидации. Поэтому, если срок хранения документации еще не истек, ликвидационной комиссии необходимо организовать ее упорядочение и передать в муниципальный или государственный архив по составленному договору.

В тех случаях, когда фирма не представляет собой источник комплектования муниципальных и государственных архивов, уничтожение документации выполняется без согласования с государственными органами.

В тех организациях, в которых документы не направляются в государственный архив, подлежащую уничтожения документацию определяют лишь после того, как будут составлены годовые разделы для постоянного хранения описей дел.

Для уничтожения документации с истекшим сроком хранения необходимо, чтобы экспертная комиссия обязательно оформила акт, который утверждает руководитель фирмы. Сегодня не разработана унифицированная форма такого акта, поэтому каждая организация может самостоятельно разработать форму для своих нужд. При этом в акте следует отобразить все реквизиты, которые Закон №129 считает обязательными. После этого форма закрепляется в учетной политике компании.

Документы можно уничтожить только при проведении инвентаризации за определенный период. Если период действия документов не был обревизован, тогда их уничтожать запрещается. 1 января года, следующего за годом их составления, считается началом срока хранения. Таким образом, срок хранения дел, составленных в 2012 году, начнет исчисляться лишь с 1 января 2013 года.

Не зависимо от того, будет ли организация считаться источником комплектации госархивов либо нет, выделяться дела на уничтожения могут силами специализированной компании. Благодаря этому подходу можно снизить непрофильную нагрузку на своего бухгалтера, свести к минимуму вероятность неправомерного отбора документов для уничтожения, а также подготовить акт по выделению дел к уничтожению, которое должно строго соответствовать нормам законодательства. К тому же такое решение позволит значительно увеличить скорость выделение дел на уничтожение.

Как лучше обеспечить хранение бухгалтерской документации?

Хранить документы можно различными способами: так, внеофисное хранение подразумевает использование услуг специализированных архивных компаний, а можно создать и свой архив. Федеральный закон №125 «Об архивном деле РФ», подписанный 22.10.2004 года, устанавливает для организаций право на создание архива.

В тех случаях, когда организация хранит документы у себя, тогда ей следует выделить отдельное помещение, которое должно быть оборудовано стеллажами и специальными полками. Когда в архиве имеются окна, на них устанавливаются жалюзи или они зашториваются. Если этого не сделать, тогда документы будут выцветать. Для этой же цели можно вместо стеллажей использовать глухие шкафы.

На окна рекомендуется устанавливать металлические решетки, особенно это касается случаев, когда хранилище находится в цокольном или на первом этаже здания. По возможностям установите в архиве стальную дверь. Эти меры позволяет защитить помещения от несанкционированного доступа.

Чтобы сократить время на поиски нужных документов, можно разработать номенклатуру дел, а в помещении архива разместить ее копию. Также важно учесть, что чаще всего выдача бухгалтерских документов и документации из архива организации сотрудникам иных структурных подразделений фирмы не допускается. Если документ выдать необходимо, для этого потребуется разрешение главного бухгалтера.

Эффективным методом организации архива считается внеофисное хранение документации, при котором бухгалтерские документы передаются в профессиональный архив на хранение. Это помещение оснащается современным оборудованием: специальными коробами, архивными стеллажами, системами пожарной безопасности и контроля доступа.

Внеофисное хранение документации обладает определенными преимуществами:

  • защищает конфиденциальные сведения от несанкционированного доступа;
  • освобождает офисные площади;
  • сохраняет важные документы;
  • снижает непрофильную нагрузку на бухгалтера;
  • сокращает затраты, связанные с оборудованием своего архива и его обслуживанием.

Чаще всего выбор метода хранения бухгалтерской документации зависит от финансовых возможностей компании, объема документов и темпов их образования, а также от отраслевых особенностей предприятия и требований службы безопасности.

Ваше имя и фамилия
Номер Вашего телефона
Время для звонка
Дата
Комментарий

Для отправки формы впишите в поле буквы с картинки:

captcha
График работы
Понедельник 9:00-18:00
Вторник 9:00-18:00
Среда 9:00-18:00
Четверг 9:00-18:00
Пятница 9:00-18:00
Суббота выходной
Воскресенье выходной